Le sfide operative
Le aziende di produzione di stampe digitali ricevono spesso file di grandi dimensioni dai clienti, che devono essere catalogati correttamente, modificati e approvati prima della stampa.
Questo processo è spesso soggetto ad errori, perdite di tempo e difficoltà di tracciabilità — soprattutto quando il volume dei file, il numero dei clienti e il personale coinvolto aumentano.
Le principali sfide includono:
Difficoltà di gestione dei file di grandi dimensioni inviati dai clienti tramite email o link esterni
Mancanza di controllo sulle versioni, modifiche e approvazioni
Tempo perso nell’organizzazione manuale dei file tra team e reparti
Requisiti sempre più severi di tracciabilità e sicurezza da parte dei clienti B2B
La soluzione
1
Upload sicuro da parte dei clienti
Ogni cliente può caricare i propri file in uno spazio dedicato, associato esattamente alla linea dell’ordine che richiede un file per la stampa.
2
Verifica automatica
dei file
La soluzione controlla l’estensione, la dimensione e l’eventuale corruzione dei file; se un file non rispetta i requisiti, viene richiesto automaticamente al cliente un nuovo upload.
3
Archiviazione automatica e notifiche intelligenti
I file validi vengono automaticamente archiviati nella cartella dedicata e il personale responsabile riceve notifiche per la revisione e l’editing.
4
Tracciabilità e monitoraggio completi
Tutte le modifiche, gli upload, le approvazioni e gli eventuali errori vengono registrati automaticamente, offrendo piena visibilità e notifiche in tempo reale in caso di problemi o file mancanti.
Stack tecnologico
Odoo ERP
DataHub – gestisce i dati e gli eventi chiave (preventivi, fatture, consegne)
n8n Orchestrator
Il “cervello” del flusso – esegue automazioni, approvazioni e logiche condizionali
Nextcloud
File repository – archiviazione, versionamento e condivisione sicuraBenefici principali
Migliore efficienza
operativa
L’automazione dei flussi di lavoro riduce i tempi di gestione degli ordini ed elimina gli errori umani, consentendo ai team di concentrarsi sulle attività a maggior valore.
Pieno controllo su
processi e dati
Tutte le azioni sono tracciabili e i file rimangono archiviati all’interno della tua infrastruttura. I manager mantengono sempre una visione chiara dello stato di ogni ordine.
Collaborazione fluida con team e clienti
Tutti gli attori (clienti, designer, operatori) lavorano in uno spazio condiviso, sicuro e controllato. La comunicazione è semplificata e le approvazioni avvengono in modo rapido e trasparente.