Provocarea
Companiile din domeniul producției de printuri digitale primesc adesea fișiere de mari dimensiuni de la clienți, care trebuie catalogate corect, modificate și aprobate înainte de tipărire.
Acest proces este frecvent supus erorilor, pierderilor de timp și dificultăților de trasabilitate, mai ales când volumul fișierelor, numărul clienților și personalul implicat cresc.
Principalele provocări includ:
Fișiere mari trimise de clienți prin e-mail sau linkuri externe greu de urmărit
Lipsă de control asupra versiunilor, modificărilor și aprobărilor
Timp pierdut cu organizarea manuală a fișierelor între echipe și departamente
Cerințe tot mai stricte de trasabilitate și securitate din partea clienților B2B
Soluția
1
Upload securizat de către clienți
Fiecare client poate încărca fișierele într-un spațiu dedicat, asociat exact liniei de comandă care necesită fișierul pentru tipar.
2
Verificare automată a fișierelor
Soluția controlează extensia, dimensiunea și eventuale coruperi; dacă fișierul nu corespunde, solicită automat clientului un nou upload.
3
Arhivare automată și notificări inteligente
Fișierele corecte sunt încărcate automat în folderul dedicat și personalul responsabil primește notificări pentru verificare și editare.
4
Trasabilitate și monitorizare completă
Toate modificările, uploadurile, aprobările și eventualele erori sunt înregistrate automat, oferind vizibilitate totală și notificări în timp real în caz de probleme sau lipsuri.
Stack tehnologic
Odoo ERP
DataHub – gestionează datele și evenimentele cheie (cotații, facturi, livrări)
n8n Orchestrator
„Creierul” fluxului – rulează automatizări, aprobări, condiții
Nextcloud
Repozitoriu de fișiere – stocare, versiuni, partajare securizatăBeneficii principale
Eficiență operațională crescută
Automatizarea fluxurilor de lucru reduce timpul necesar gestionării comenzilor și elimină erorile umane, permițând echipelor să se concentreze pe activități cu valoare reală.
Control complet asupra proceselor și datelor
Toate acțiunile sunt trasabile, iar fișierele rămân stocate în infrastructura proprie. Managerii au o imagine clară asupra stadiului fiecărei comenzi, în orice moment.
Colaborare fluidă între echipe și clienți
Toți actorii — clienți, designeri, operatori — lucrează într-un spațiu comun, cu acces sigur și controlat. Comunicarea este simplificată, iar aprobările se fac rapid și transparent.